Cách viết email bằng tiếng Nhật

Cách viết email bằng tiếng NhậtCách viết email bằng tiếng Nhật

Cách viết email bằng tiếng Nhật. Nếu làm việc tại 1 doanh nghiệp Nhật hoặc tại 1 doanh nghiệp sử dụng tiếng Nhật, chắc chắn bạn sẽ phải viết email bằng tiếng Nhật. Đây chính là cơ hội để bạn sử dụng vốn kính ngữ của mình. Để tiếp nối loạt bài viết về kính ngữ trong tiếng Nhật, trong bài viết này Tự học online xin giới thiệu với các bạn cách viết email bằng tiếng Nhật một cách chuẩn tắc.

1 bức email bằng tiếng Nhật chuẩn tắc sẽ bao gồm các thành phần sau : 宛名 (atena : người Nhận)、挨拶 (aisatsu : chào hỏi)、名乗り (nanori : xưng tên)、要旨 (youshi : nội dung cốt lõi)、詳細 (shousai : chi tiết)、結びの挨拶 (musubi no aisatsu : chào hỏi để gắn kết)、署名 (shomei : tên, ký tên). Một bức email bằng tiếng Nhật chuẩn tắc sẽ bao gôm 7 phần trên, với tình huống đã tương đối thân mật, bạn có thể lược bỏ 1 phần nào đó, tuy nhiên nhiều trường hợp nếu bỏ đi sẽ làm cho bức email kém phần trang trọng.

宛名 (atena : người Nhận) – Được viết vào ngay dòng đầu tiên của email

Nội dung bài viết này được copy từ website tuhoconline. Nội dung có thể hiển thị không đầy đủ. Mời các bạn xem bài viết đầy đủ trên tuhoconline chấm net bằng cách tìm kiếm tiêu đề bài viết trên tuhoconline !

ABC 株式会社 – Tên công ty hoặc tổ chức, không nên lược bỏ loại hình công ty : cổ phần, hữu hạn.
代表取締役  – Tên chức vụ, nếu là nhân viên thì có thể bỏ qua phần này.
平野友朗様  – Tên đầy đủ cộng với  sẽ tạo ấn tượng tốt hơn. Tuy nhiên đôi khi (ví dụ không biết tên đầy đủ, bạn viết họ  +  cũng vẫn Ok.

Khi giao thiệp giữa 2 bên đã khá thân thuộc, chúng ta có thể bỏ phần tên doanh nghiệp (tổ chức) và chức vụ. Chỉ cần tên đầy đủ hoặc họ +  là Ok. Khi đã rất thân và muốn gần gũi hơn thì cũng có trường hợp thay bằng さま.

挨拶 (aisatsu : chào hỏi) 

Ví dụ :

ご無沙汰しております。Đã lâu không gặp

先日は、ありがとうございました。Cảm ơn anh/chị về việc ngày hôm qua

早速のご連絡ありがとうございます。 Cảm ơn anh chị đã liên lạc sớm

Đối với liên lạc ngoài công ty thì những câu chào hỏi rất hay được sử dụng là : お世話になっております – Cảm ơn anh/chị đã luôn giúp đỡ tôi. hoặc lịch sự hơn nữa : いつも大変お世話になっております – cảm ơn vì anh chị đã luôn luôn giúp đỡ tôi. Với trường hợp lần đầu liên lạc, thay vì sử dụng 2 câu trên, chúng ta nên dùng おせわになります. Rất mong anh chị giúp đỡ. Với liên lạc trong nội bộ doanh nghiệp, câu chào hỏi hay được sử dụng là : お疲れ様です – anh/chị đã vất vả quá.

名乗り (nanori : xưng tên) 

Tiếp theo bạn sẽ viết tên công ty (tổ chức), chức vụ và tên của mình, giống như phần người Nhận (tất nhiên là không dùng với bản thân mình 😛 ). Các bạn có thể dùng cấu trúc : chức vụ ~をしております、Tên đầy đủ と申します. Cũng có người nghĩ rằng tên người gửi đã được thể hiện trên mail, tuy nhiên không phải lúc nào trình duyệt cũng thể hiện tên của bạn đúng, hoặc khi duyệt email trên điện thoại di động, phần thông tin người gửi của mail có thể không được hiển thị. Bởi vậy để cho mail tiến triển thuận lợi, bạn nên xưng danh của mình để đối phương nắm được khái lược đối tượng mà mình đang giao dịch email

要旨 (youshi : nội dung cốt lõi)

Sau phần chào hỏi và xưng danh, phần tiếp theo là lúc đi vào nội dung chính của mail. Trong phần này, bạn hãy nêu khái lược nội dung, mục đích của mail để người Nhận định hình được nội dung cơ bản. Một số câu ví dụ có thể dùng :

打ち合わせの日程について、ご相談いたします。 Tôi xin trao đổi về lịch trình họp (trao đổi)

先日のお礼を申し上げたく、メールをお送りしました。Tôi viết mail này để thể hiện sự cảm ơn anh/chị về việc hôm trước

… についてお詫びを申し上げたく、ご連絡いたしました。Tôi liên lạc để xin lỗi về việc …

お見積内容のご確認のために、ご連絡いたしました。Tôi xin liên lạc để xác nhận nội dung báo giá.

Trường hợp cần câu trả lời, bạn có thể sử dụng các câu như :

「お手数ですが、ご確認よろしくお願いいたします」Thật phiền anh, nhưng nhờ anh xác nhận giúp

「お返事をお待ちしております」Tôi đang chờ hồi âm của anh/chị

Cách viết email bằng tiếng Nhật : Phần nội dung cốt lõi :

詳細 (shousai : chi tiết)

Trong phần này bạn hãy giải thích chi tiết nội dung mà mình muốn truyền đạt, chúng ta muốn đối phương làm cho mình điều gì. Quan trọng trong phần này là giải thích dễ hiểu, không nên quá cầu kỳ. Sử dụng kính ngữ là quan trọng, tuy nhiên nếu bạn không rõ kính ngữ trong phần đó, hãy dùng thể trang trọng (ます) để ưu tiên trình bày đúng nội dung muốn truyền đạt.

Trong phần này, các bạn có thể sử dụng dạng liệt kê, danh sách, gạch đầu dòng để nội dung được rõ ràng. Ví dụ :

内容       ビジネスメールコミュニケーション講座

日時      2015年2月20日(

場所      株式会社アイ・コミュニケーション

対象      新入社員もしくは研修担当者

参加費   8,640円(税込)

結びの挨拶 (musubi no aisatsu : chào hỏi để gắn kết)

Sau khi đã nêu nội dung chính, trước khi kết thúc, bạn nên dùng 1 số câu chào kết thúc, ví dụ như :

今後ともよろしくお願いいたします。Sau này cũng rất mong anh chị giúp đỡ

ご検討の程、よろしくお願いいたします。Rất mong anh chị xem xét

引き続きよろしくお願いいたします。Rất mong anh chị tiếp tục (công việc)

ご協力いただけますよう、よろしくお願いいたします. Rất mong nhận được sự hợp tác từ phía anh chị.

署名 (shomei : tên, ký tên)

Kết thúc mail bạn có thể ký tên bằng cách ghi lại tên mình hoặc có thể cài đặt để có chữ ký điện tử bao gồm :

会社名 tên công ty、部署名 chức vụ

名前  Tên (nếu tên khó đọc nên có phiên âm)

郵便番号、住所、ビル・建物名 (địa chỉ)

電話番号 (điện thoại)

ファクス番号 (số Fax)

メールアドレス (địa chỉ mail

Nội dung này được copy từ website Học tiếng Nhật : tuhoconline. Mời các bạn xem nội dung đầy đủ của bài viết bằng cách tìm kiếm trên google : tên bài viết + tuhoconline

URL(ウェブサイト名も記載)Địa chỉ website công ty.

Những thông tin trên sẽ giúp đối tác tiện lợi trong việc liên lạc lại với bạn, nhất là trong tình huống khẩn cấp.

Trên đây là nội dung các phần chính cho 1 bức email bằng tiếng Nhật. Hi vọng bài viết này sẽ giúp các bạn nắm được cách viết email bằng tiếng Nhật, để có thể tự viết cho mình 1 bức email giao dịch bằng tiếng Nhật.

Vui lòng không copy và đăng bài viết lên web khác khi chưa có sự cho phép của chúng tôi !

Mời các bạn đồng hành cùng Tự học online trên :
Facebook - Google + - Youtube - Twitter - Pinterest

Câu hỏi - góp ý :