Cách báo cáo liên lạc trao đổi trong công ty Nhật Bản
Cách báo cáo liên lạc trao đổi trong công ty Nhật Bản. Trong tiếng nhật có một cụm từ là ほうれんそう（報・連・相) – hourensou, có nghĩa là báo cáo, liên lạc và trao đổi. Phương châm này với người Nhật là rất cần thiết để đảm bảo làm việc một cách chính xác. Vì vậy, trong chuyên mục Văn hóa Nhật Bản hôm nay, Tự học online mời các bạn cùng tìm hiểu về Cách báo cáo liên lạc trao đổi trong công ty Nhật Bản để cùng xem họ nghĩ gì về báo cáo, liên lạc, trao đổi và cùng tìm hiểu một số cách báo cáo liên lạc trao đổi hiệu quả nhất nhé.
Quan niệm của người Nhật Bản về báo cáo, liên lạc và trao đổi :
Mục lục :
- Đó là nơi kết thúc của một bước và là nơi bắt đầu của bước kế tiếp trong một quá trình làm việc.
- Để thông báo kết quả, vấn đề phát sinh cũng như tình trạng tiến hành của công việc và chỉ thị được giao.
- Đó là chất bôi trơn giúp công việc tiến hành một cách thuận lợi.
- Đó là nơi tập hợp thông tin của mọi công việc, từ đó có thể phát huy toàn bộ khả năng tổng hợp của một công ty.
- Đó là còn là nơi giúp nâng cao năng lực làm việc.
Nhờ vào việc báo cáo, liên lạc, thảo luận mà ta có thể xác nhận một phương pháp làm việc là đúng hay sai, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và đó cũng là nơi để nhận các chỉ thị, mệnh lệnh từ cấp trên.
Từ báo cáo, liên lạc và trao đổi có thể biết được cách suy nghĩ của người khác, góp phần làm nâng cao hiệu suất làm việc của đội, nhóm.
Đồng thời từ đó ta có thể học được phương pháp xử lí thông tin, có thể đóng góp ý kiến khi đứng ở quan điểm của toàn công ty, và tự định hướng suy nghĩ của cá nhân chúng ta một cách chính xác.
Thời điểm nên báo cáo liên lạc trao đổi
Về thời điểm cần báo cáo, liên lạc và trao đổi có những thời điểm dưới đây.
Khi kết thúc công việc được giao
Báo cáo tình hình hiện tại của công việc cần thời gian dài (báo cáo giữa kỳ)
Khi cần thay đổi biện pháp để cải thiện công việc
Khi tiếp nhận những thông tin mới
Khi tìm thấy biện pháp cải thiện mới cho công việc.
Khi mắc lỗi
Cách báo cáo liên lạc trao đổi
Báo cáo không chỉ báo cáo việc tốt mà có cả sai lầm. Chúng ta không chỉ mãi ở tư thế của người nghe mà hãy tự mình báo cáo khi cần thiết. Vì vậy, mỗi chúng ta nên tự học cách báo cáo liên lạc trao đổi một cách thông minh, kịp thời mà không gây khó chịu cho người khác.
Cách báo cáo, trao đổi (Nói)
Trong trường hợp khẩn cấp hãy trực tiếp sử dụng lời nói. Bạn nên bắt đầu từ kết luận, sau đó hãy trình bày quá trình, hoàn cảnh hoặc nguyên nhân. Thông thường khi báo cáo, trao đổi, bạn nên sử dụng cách nói “tôi nghĩ”, “tôi cảm thấy”, đặc biệt nếu bạn đang nói về lỗi của cấp trên hay của người khác. Bới nói như vậy sẽ thể hiện rằng đây chỉ là ý kiến mang tính cá nhân của bạn, mang tính phỏng đoán nhiều hơn.
Cách báo cáo, trao đổi (Viết)
Trong trường hợp nội dung cần báo cáo và trao đổi phức tạp, nếu cần sử dụng biểu đồ, bản đồ để dễ hiểu hơn thì nên sử dụng cách viết. Một số lưu ý khi bạn viết báo cáo:
Kiểm tra, xác nhận lại thời gian, con số (đảm bảo độ chính xác)
Khi báo cáo bằng mail, hãy chắc chắn rằng đối phương hiểu được những gì bạn viết.
Vừa tiếp thu cách làm việc cũng như lịch trình của đối phương vừa suy nghĩ cách báo cáo cho phù hợp.
Cách báo cáo liên lạc trao đổi trong công ty Nhật Bản – Cách thức liên lạc
Tuỳ vào đối tượng, nội dung, mức độ khẩn cấp, mức độ quan trọng khác nhau mà sử dụng phương thức liên lạc phù hợp để truyền đạt nội dung chính xác nhất và đạt được sự hiểu biết lẫn nhau. Sau đây là 1 số tiêu chí mà chúng ta cần xem xét khi lựa chọn cách thức liên lạc :
- Lời nói, điện thoại, hoặc fax là những thứ có thể giúp liên lạc nhanh chóng.
- Khi bạn được nhiều người thông báo
- Các cuộc họp, thông báo tập trung khi bắt đầu hay kết thúc đều cần phải tập trung mọi người, hãy sử dụng phương thức truyền tin nội bộ để thông tin và truyền tải.
- Khi cần liên lạc bằng văn kiện. Các trường hợp cần liên lạc bằng văn kiện là các tình huống dưới đây
- Khi sử dụng các con số
- Khi liên quan đến nhiều việc
- Những việc quan trọng
- Những việc phức tạp, thông tư, yêu cầu, quyết định
- Những việc cần ghi lại (biên bản hội nghị,…)
- Những việc nếu chỉ truyền lại bằng lời sẽ có nguy cơ sai sót
- Những việc đã được quy định
- Những việc đã thể chế hoá (báo cáo định kì và báo cáo hằng ngày)
- Khi cần trình bày bằng biểu đồ
Trên đây là nội dung bài viết : Cách báo cáo liên lạc trao đổi trong công ty Nhật Bản. Hi vọng bài viết trên của Tự học online đã giúp các bạn có cái nhìn tổng quan nhất về cách báo cáo liên lạc trao đổi khi làm việc với người Nhật. Hãy ghi nhớ để tránh mắc phải các lỗi đáng tiếc khi báo cáo, liên lạc, trao đổi trong công ty Nhật hay với khách hàng người Nhật nhé!
Mời các bạn cùng xem các bài viết tương tự khác trong loạt bài viết về phong cách làm việc của người Nhật trong chuyên mục Văn hóa Nhật Bản.
