Manner khi liên lạc bằng điện thoại
Đối với một người mới, trước khi vào công ty, việc học các manner khi liên lạc bằng điện thoại đúng quy cách là điều cần thiết, đặc biệt khi bạn làm việc ở những vị trí thường xuyên cần liên lạc với đối tác, khách hàng qua điện thoại. Trong bài viết hôm nay, Tự học online mời các bạn cùng tìm hiểu về Manner khi liên lạc bằng điện thoại.
Cách gọi điện thoại
Cách gọi điện thoại là điều đầu tiên cần phải học trong các manner khi liên lạc bằng điện thoại. Khi gọi điện, bạn không thể nhìn thấy đối phương và ngược lại, nhưng thông qua giọng nói, bạn cũng sẽ để lại ấn tượng rất lớn với họ. Vì thế hãy cẩn thận đừng để lại ấn tượng xấu.
Chào hỏi đối phương. Đây là bước đầu tiên khi bạn gọi đến cho đối phương. Nếu trước đó đã từng có liên lạc thì sẽ nói「いつもお世話(おせわ)になっております」 “cảm ơn vì đã luôn quan tâm đến chúng tôi” còn nếu là lần đầu tiên gọi đến thì hãy nói「お忙しい(おいそがしい)ところ、突然(とつぜん)のお電話(おでんわ)で失礼(しつれい)致し(いたし)ます」”xin lỗi vì chúng tôi đã đột nhiên gọi điện vào lúc bận rộn như thế này”
Trong trường hợp người bạn cần gặp vắng mặt thì:
- Yêu cầu bên kia để lại tinh nhắn
- Hơn nữa, tuỳ vào mức độ cần thiết hãy yêu cầu đối phương gọi lại
Khi ngắt điện thoại, hãy nói 「ありがとうございました」(Cảm ơn) hoặc 「失礼(しつれい)致し(いたし)ます」(tôi đã thất lễ rồi)
Cách nhận điện thoại
Hãy nhớ rằng, khi bạn nhận điện thoại là bạn đang đứng trên tư cách của cả công ty để đáp lại bên kia. Và thông qua cách nhận điện thoại của bạn mà đối phương có thể phán đoán được về công ty, văn hóa doanh nghiệp và nhân viên của công ty bạn. Vì thế, hãy học cách nhận điện thoại đúng quy cách và gây ấn tượng tốt đối với đối phương. Dưới đây là một số manner khi nhận điện thoại cần có:
Khi chuông vừa reo cần ngay lập tức có mặt
Ít nhất hãy để 2 hồi chuông reo mới nhấc máy
Nếu từ 3 hồi chuông trở lên mới nghe điện thoại thì ngay sau đó phải nói 「大変(たいへん)お待たせ(おまたせ)いたしました」 (xin lỗi vì đã để anh/chị phải đợi lâu)
Sau khi nghe tên của đối phương, trong trường hợp muốn xác nhận lại mà không muốn gọi lại tên thì có thể dùng cách hỏi khác là 「失礼(しつれい)ですがどちら様(どちらさま)でしょうか？」(xin lỗi nhưng ngài là?) để xác nhận lại.
Khi điện thoại khó nghe hãy nói 「恐れ入り(おそれいり)ますが、お電話(おでんわ)が遠い(とおい)ようなので、もう一度(いちど)お願い致し(おねがいいたし)ます」 ” Rất xin lỗi, nhưng có vẻ như máy để xa nên tôi không nghe rõ, xin ông/bà nhắc lại được không ạ?”
Nếu có việc cần memo thì sau khi memo xong xác nhận lại một lần nữa.
Cách để lại lời nhắn
Trong trường hợp nhận điện thoại từ đối phương nếu người phụ trách không có mặt thì việc để lại lời nhắn đến người phụ trách là cần thiết
Dưới đây là những điểm cần lưu ý khi để lại lời nhắn:
Ngày giờ nhận điện thoại
Ai là người nhận lời nhắn
Tên công ty đối phương, bộ phận trực thuộc, tên đối phương, số điện thoại
Tóm tắt công việc (ngày tháng, con số, …phải ghi chép rõ ràng)
Phương pháp xử lí (sau đó sẽ chủ động gọi lại hay là nhờ họ liên lạc trước)
Tên của bạn
Cách nhận lời phàn nàn
Khi bạn nhận điện thoại, ngoài các cuộc điện thoại hỏi về việc hợp tác hay công việc thông thường, sẽ không thiếu những cú điện thoại phàn nàn, trách móc của đối tác, khách hàng. Cách nhận lời phàn nàn là một trong những manner khi liên lạc bằng điện thoại rất quan trọng, nó sẽ góp phần tạo nên hình ảnh tốt đẹp về công ty bạn với đối phương ngay cả khi họ đang không hài lòng.
Những điều cần chú ý khi nhận các cuộc điện thoại phàn nàn:
Đừng nghĩ rằng điện thoại phàn nàn là phiền phức hãy nghĩ đó là cơ hội
Dùng sự chân thành của mình để hiểu suy nghĩ của đối phương
Đầu tiên là xin lỗi, sau đó hãy lắng nghe cẩn thận lí do vì sao đối phương tức giận
Tuyệt đối không được ngắt điện thoại trước
Nghiêm cấm thái độ nghi ngờ rằng đối phương làm sai
Cuối cùng sau khi nghe đối phương nói xong cuối cùng phải cảm ơn
Trên đây là một số những manner khi liên lạc bằng điện thoại cần thiết và quan trọng mà Tự học online muốn giới thiệu đến các bạn. Dù ở vị trí nào trong công ty thì chắc chắn rằng, những manner này cũng là hết sức cần thiết để dù trong bất kì trường hợp nào thì bạn cũng có thể đáp lại đối phương và tạo nên những ấn tượng đẹp về công ty mình trong mắt họ.
Mời các bạn cùng tìm hiểu các vấn đề về manner của người Nhật trong loạt bài viết về phong cách làm việc của người Nhật trong chuyên mục Văn hóa Nhật Bản.
