Đăng ký giấy khai sinh và hộ chiếu cho con tại Nhật
Chào các bạn trong bài viết trước, Tự học online đã hướng dẫn các bạn các thủ tục cần thiết sau khi sinh con tại Nhật. Trong bài viết này Tự học online sẽ hướng dẫn chi tiết hơn cho các bạn thủ tục và các giấy tờ cần thiết để Đăng ký giấy khai sinh và hộ chiếu cho con tại Nhật qua đường bưu điện. Trường hợp bạn có thể tới trực tiếp đại sứ quán hoặc lãnh sứ quán tại Nhật thì vẫn chuẩn bị các giấy tờ phía dưới (không cần đơn đề nghị) là oki.
Đăng ký khai sinh cho con tại Nhật qua đường bưu điện
Mục lục :
Để đăng ký khai sinh cho con tại Nhật, các bạn cần chuẩn bị các giấy tờ sau (cách ghi giấy tờ, các bạn có thể tham khảo link sau : download) :
Hồ sơ đối với trường hợp chưa đăng ký khai sinh cho trẻ tại Nhật:
– Giấy đăng ký khai sinh (Download tại đây)
– Phiếu hẹn trả kết quả (Mẫu kèm theo)
– Bản chính giấy chứng sinh do bệnh viện cấp (出生証明書 – Shusseishoumeisho). Lưu ý nên báo với bệnh viện xin cấp 2 tờ giấy chứng sinh để một tờ gửi lên Shiyakusho 1 tờ gửi cho đại sứ quán. Cố gắng giải thích để họ cấp cho 2 tờ 🙂
- Bản dịch giấy chứng sinh (có thể giấy tờ này không cần, nhưng có thể làm cho chắc :D. Các bạn có thể tham khảo mẫu trong link giấy tờ mẫu ở trên).
– Bản chính hộ chiếu của bố hoặc mẹ (thực chất là không cần thiết, nhưng nên gửi 1 cuốn đi cho chắc).
– Bản chính hoặc bản copy giấy chứng nhận đăng ký kết hôn có công chứng (Nếu không mang sang Nhật, các bạn cần bảo người nhà đi công chứng và gửi sang).
– Bản chính hoặc bản copy có dấu công chứng của thẻ cư trú (在留カード – Zairyuu kaado), phiếu cư dân (住民票 – Juuminhyou) của người đi đăng ký. Tốt nhất là copy thẻ cư trú, đồng thời lên Shiyakusho xin phiếu cư dân của bố và mẹ.
– Giấy xin cấp mới hộ chiếu (Download tại đây)
– 2 ảnh 3,5 x 4,5 cm chụp chính diện, mắt mở, nền trắng.
Các bạn nên xin 2 giấy chứng sinh tại bệnh viện để có thể nhận được giấy khai sinh từ đại sứ quán. Mục đích để tránh các rắc rối sau này có thể phát sinh khi về Việt Nam. Nếu chỉ nhận được 1 giấy chứng sinh tại bệnh viện thì bắt buộc phải làm theo trường hợp sau và nhận trích lục khai sinh từ Đại sứ quán :
Hồ sơ đối với trường hợp đã đăng ký khai sinh cho trẻ tại Nhật:
Trường hợp này thay vì giấy khai sinh, bé sẽ nhận được bản trích lục hộ tịch có giá trị tương đương.
– Giấy đăng ký trích lục hộ tịch (Download tại đây)
– Phiếu hẹn trả kết quả (Mẫu kèm theo)
– Bản chính giấy chứng nhận thụ lý khai sinh (出生届受理証明書 – Shusshoutodoke juri shoumei-sho – xin tại Shiyakusho sau khi đăng ký khai sinh xong).
– Bản chính hoặc bản copy hộ chiếu có công chứng
– Bản chính hoặc bản copy giấy chứng nhận đăng ký kết hôn có công chứng
– Bản chính hoặc bản copy có dấu công chứng của thẻ cư trú (在留カード – Zairyuu kaado), phiếu cư dân (住民票 – Juuminhyou) của người đi đăng ký
– Giấy xin cấp mới hộ chiếu (Download tại đây)
– 2 ảnh 3,5 x 4,5 cm chụp chính diện, mắt mở, nền trắng.
Đăng ký cấp hộ chiếu cho con tại Nhật qua đường bưu điện
Tiếp theo là một số giấy tờ cần cho việc cấp mới hộ chiếu cho con qua đường bưu điện. Ngoài giấy tờ trong bộ hồ sơ trên, các bạn cần thêm :
01 Tờ khai theo mẫu quy định (mẫu kèm theo pdf) . Dán 1 ảnh của con vào khung dán ảnh phía trên.
Phiếu hẹn kết quả (dùng chung với phiếu hẹn kết quả ở trên).
Đơn đề nghị (cấp hộ chiếu cho con qua đường bưu điện). Đơn đề nghị không có mẫu có sẵn. Các bạn cần tự viết, nếu lên lý do mình không thể trực tiếp tới làm tại Đại sứ quán. Các bạn có thể them khảo mẫu trong file ở trên.
Chuẩn bị khi gửi tới đại sứ quán
Với những giấy tờ ở trên, các bạn chuẩn bị thêm 1 phong bì để cho tiền (lệ phí) và ảnh của bé vào đó.
Lệ phí đăng ký khai sinh và hộ chiếu tại Nhật là bao nhiêu?
Khi tra thông tin bảng lệ phí trên website của đại sứ quán thì phí làm giấy khai sinh mất 5 USD, chi phí cấp mới hộ chiếu là 70 USD. Vì vậy mình đã để 2 man yên cho chắc và khi nhận lại thì còn dư 4000 yên và 1 phiếu biên nhận từ đại sứ quán như sau :
Trong đó có cả chi phí DVBD (chắc là dịch vụ bưu điện, mặc dù mình đã chuẩn bị sẵn phong thư A4 phiếu chakubarai – trả tiền vận chuyển khi nhận hàng). Để cho chắc chắn các bạn nên cho vô phong bì 2 vạn yên.
Tới bưu điện để gửi giấy tờ
Sau khi sắp xếp giấy tờ theo thứ tự giấy tờ ghi trong giấy hẹn, các bạn cho thêm 1 file nhựa bên ngoài. Rồi tới bưu điện và yêu cầu họ bán cho 2 bì thư （封筒 fuutou) để gửi 現金書留 (genkin kakidome) và phiếu thanh toán phí gửi khi nhận hàng 着払い伝票 (chakubarai denpyou). Bạn ghi thông tin vào phiếu :
Vị trí số 1 : nhập mã bưu điện Nhật bản nơi bạn sống. 2. nhập địa chỉ. 3 Tên bạn. 4 điện thoại. Khu vực số 5 bỏ trống, đại sứ quán sẽ đóng dấu địa chỉ khi gửi. 6 là số vận đơn, các bạn chụp lại để sau tra cứu tình trạng hàng gửi đi tại Nhật khi đại sứ quán gửi lại cho bạn.
Tiếp theo bạn gập đôi 1 bì thư lại và nhét bì thư, phiếu Chakubarai, giấy tờ vào trong 1 bì thư còn lại. Mở phong bì để nhân viên bưu điện xác nhận tiền, sau đó cho phong bì vào bì thư và ghi thông tin người nhận :
駐日ベトナム大使館 〒151-0062 東京都渋谷区元代々木町５０−１１
Lưu ý :
các bạn nên gửi tới đúng địa chỉ của Đại sứ quán hay TLSQ quản lý khu vực bạn đang sinh sống.
Theo quy định, khu vực lãnh sự của ĐSQ chịu trách nhiệm trực tiếp giải quyết hồ sơ hộ tịch cho công dân Việt Nam đang cư trú tại các tỉnh Nhật Bản như sau: Hokkaido; Aomori; Iwate; Miyagi; Akita; Yamagata; Fukushima; Ibaraki; Tochigi; Gunma; Saitama; Chiba; Tokyo; Kanagawa; Niigata; Toyama; Ishikawa; Fukui; Yamanashi; Nagano; Gifu; Shizuoka; Aichi; Mie; Kyoto; Nara; Wakayama; Hyogo; Shiga; Tottori; Shimane; Okayama; Hiroshima; Yamaguchi; Tokushima; Kagawa; Ehime; Kochi; (các tỉnh còn lại do TLSQ Việt Nam tại Osaka và Fukuoka đảm nhiệm). TLSQ Việt Nam tại Osaka : 在大阪ベトナム総領事館 〒590-0952 大阪府堺市堺区市之町東４丁２−１５. TLSQ Việt Nam tại Fukuoka : 在福岡ベトナム総領事館 〒810-0801 福岡県福岡市博多区中洲５丁目３−８ アクア).
Không nên nói với nhân viên bưu điện việc khi giấy tờ trở về có thể có tiền, vì có tiền thì sẽ không gửi chakubarai được 😀
Đăng ký giấy khai sinh và hộ chiếu cho con tại Nhật mất khoảng bao lâu ?
Tùy theo trường hợp (ngày nghỉ, khoảng cách…) có thể khác nhau, tuy nhiên tính từ lúc gửi đi tới khi nhận được là mất khoảng 15 ngày. Nếu bạn tra cứu tình trạng hàng gửi đi theo số vận đơn của phong bì gửi đi (genkin kakidome) mà thấy giấy tờ đã tới nơi, cũng như sau đó không thấy điện thoại từ Đại sứ quán gọi cho bạn thì bạn cứ yên tâm chờ đợi, cùng lắm là mất 3, 4 tuần 😀
Trên đây là nội dung hướng dẫn Đăng ký giấy khai sinh và hộ chiếu cho con tại Nhật. Nếu có nội dung nào còn chưa rõ, các bạn có thể gọi điện trực tiếp tới đại sứ quán Việt nam tại Nhật Bản để hỏi, hoặc comment phía dưới bài viết nhé 🙂
Chúc các bạn thành công !
